Case Study

Procter & Gamble investeert in een optimale beveiliging

De eisen eigen aan elk bedrijf inzake veiligheid kennen een onafgebroken evolutie. Door in een toegangscontrolesysteem te investeren, is het eveneens zeer belangrijk om een oplossing te kiezen die de groei van het bedrijf zal kunnen volgen. In 1999 was de toegangscontrole van P&G niet meer bevredigend en scheen niet meer geschikt te zijn om bug van het millennium te overschrijden. Zij hebben de geschikte oplossing gevonden in het "Unipass" systeem van IDtech, dat zich speciaal aan de huidige, maar ook aan de toekomstige behoeften van P&G had aangepast. Op deze wijze werd niet alleen de veiligheid aan de toegangen optimaal, maar het bedrijf vond er eveneens een aantal nieuwe mogelijkheden op het gebied van de betalingen per elektronische beurs, van de brandpreventie, van het alarmbeheer en de fysieke veiligheid in het algemeen terug.

Wie is Procter & Gamble ?

Procter & Gamble Procter & Gamble is een Amerikaanse Multinationaal die waspoeder produceert, luiers, tandpasta, verzorgingsproducten, enz... De Europese zetel bevindt zich te Strombeek-Bever. Deze vestiging van 15 ha, boven op de 2.500 personeelsleden, ontvangt dagelijks eveneens meer dan 800 bezoekers (leveranciers, contractanten, stagiaires, klanten, enz).

P&G : "Het is geen sinecure een goede directie aan een dergelijke stroom van personen te handhaven alsmede de veiligheid van de aanwezige mensen, de databanken, de gebouwen en het materiaal te garanderen. Een efficiënte toegangscontrole, die met andere systemen zoals de branddetectie en het alarmbeheer verbonden kunnen worden, is absoluut noodzakelijk. Het is daarom dat Procter & Gamble snel verschillende oplossingen heeft getest. Eerst was het het einde van het einde maar helaas is het systeem de tekenen van de tand des tijds beginnen vertonen. De oplossing heeft, toegegeven, lang beantwoord aan onze behoeften, maar de laatste jaren deden verschillende problemen zich voor. Het was niet meer in staat om de kaap van het millennium te overschrijden, om met de systemen van elektronische beurzen, van alarmsystemen of brandpreventie verbonden te worden of om on-line acties uit te voeren. De kloof tussen onze desiderata en de mogelijkheden van deze oplossing vergrootte zich van dag tot dag, tot op het ogenblik dat de situatie ondraaglijk is geworden. In 1998 gaf de Directie van P&G het groene licht voor een nieuwe investering..."

De grote zoektocht

Zoals voor elke aanzienlijke investering werd een team op touw gezet teneinde het project te ontwikkelen. Zij is uit een tiental medewerkers afkomstig van P&G samengesteld komende van het departement "Workplace Services". Tezamen stellen zij een lastenboek met een nauwkeurige beschrijving van de eisen samen.

P&G: "Sinds het begin ging iedereen akkoord met het principe dat het systeem on-line moest zijn. Het is alleen maar op deze wijze dat het mogelijk is om onmiddellijk wat betreft diefstal, nieuwe werknemers, het verlies van de badges, enz... te reageren. Wij achtten het eveneens wenselijk dat dit verenigbaar met andere verschillende systemen is, zoals de betaling in de kantine, de branddetectie, het alarmbeheer, beepers, enz... Een ander voordeel was dat een persoon van IDtech bereid was om het geheel van het project met de installateurs te coördineren, en dit vanaf de implementatie tot aan de naverkoop dienst. Hij moest bovendien over genoeg potentieel beschikken om het systeem op onze andere Europese plaatsen te installeren. Om te beëindigen, wilden wij een oplossing die evengoed op de nieuwe technologieën kon blijven beantwoorden als aan onze toekomstige behoeften."

Het team belast met het project heeft het definitieve onderzoek op een weinig conventionele wijze aangepakt. In plaats van met de leveranciers meteen contact op te nemen of om de beurzen af te schuimen, heeft P&G besloten om een kijkje te nemen op plaatsen die dezelfde karakteristieken hebben als die van Strombeek-Bever. In totaal werden 4 toegangscontrolesystemen voor analyse weerhouden.

P&G: "Deze systemen, alsmede hun leverancier, werden aandachtig bestudeerd. Volgens de resultaten scheen IDtech een ideale partner te zijn. Deze vennootschap stelde niet alleen een zeer betrouwbaar product en gericht naar de toekomst voor tegen een aannemelijke prijs, maar was eveneens bereid om het basissysteem aan te passen aan onze eisen. Het is vooral deze flexibiliteit en deze beschikbaarheid die ons heeft doen besluiten om met hen verder te gaan."

Rudi Brepoels, Account Manager de IDtech : "Onze filosofie is elke klant te beschouwen als een enige verbruiker. Wij kruipen in hun huid om alle specificiteiten van de onderneming te leren kennen. Wij analyseren de omgeving, de huishoudelijke reglementen, de fysieke beperkingen, de gestelde voorwaarden, enz. In functie van dat kunnen wij de aanpassingen in ons basisprogramma uitvoeren om aan de klant een perfecte oplossing aan te bieden die op zijn huidige en toekomstige behoeften beantwoordt. Bovendien organiseren wij een volledige naverkoop dienst en wij beschikken over een centrale toegankelijk in geval van problemen. Als iets niet werkt, verplaatst een van onze ingenieurs zich en neemt zelfs contact op met de adequate personen om te helpen het probleem op te lossen."

P&G: "Het was eveneens een overwegend element bij onze beslissing aangezien wij vanuit ervaring wisten dat op deze wijze werken een tijdswinst impliceert. Bovendien vergroot dit de veiligheid als men snel en op een aangewezen manier ingrijpt. Het enige dat ons enigszins verontrustte was de capaciteit van de onderneming. Op dat ogenblik was IDtech slechts een kleine KMO dat nauwelijks 18 werknemers telde. Wij vonden dat dit effectief een beetje gering was om de implementatie op onze andere Europese vestigingen te garanderen. Nochtans hadden zij hun dynamisme voldoende bewezen. En wij moeten bekennen dat IDtech goed woord heeft gehouden."

Aan het werk !

Na de vereiste afstellingen betreffende de nauwkeurige behoeften van de klant, konden de werkzaamheden beginnen. Een boeiend moment was de samenwerking met de vennootschap Maas, de leverancier van het verdelingssysteem van waren en het beheer van de kantine, dat in het restaurant van P&G wordt gebruikt.

Rudi Brepoels: "Het doel was dat het personeel eveneens van zijn badge kon gebruik maken om de maaltijd te kunnen betalen. Om dat te verwezenlijken, moest men een module ontwikkelen die het kassasysteem en de toegangscontrole verbindt; het is mogelijk om op de badges een soort 'Proton' chip te plaatsen die met speciale terminals wordt verbonden. De oplading van de badge kan gebeuren door munten in een terminal in te voeren, of via een kredietkaart (Visa, American Express...) of via een bankdomiciliëring. Na betaling in de kantine kan men eveneens de badge in alle drank- en snoepautomaten gebruiken. Aangezien dit systeem een informatie vereist, moest dit bovendien in het systeem kunnen ingevoerd worden. Het was voor ons een nieuwe ervaring, aangezien enkele combinaties zich nog niet hadden voorgedaan. Men moest nog enkele problemen oplossen, zoals -onder meer- de overdracht van de gegevens van ons systeem naar een vreemde database (deze van de kassa). Gelukkig bleek dit niet onoverkomelijk en wij zijn erin geslaagd om het werk te beëindigen binnen de voorziene termijn."

En uiteindelijk...

In februari 1999 was het systeem klaar en de implementatie kon beginnen. In een eerste fase is het het toegangscontrolesysteem "Unipass" dat werd geïnstalleerd.

P&G : "In totaal moest een groot aantal toegangsdeuren in verschillende zones (gebouw, lokaal, parkeerterrein, enz...) met een badgelezer uitgerust worden. Wij hebben voor proximiteitslezers geopteerd, hetgeen het gebruiksgemak verhoogt. In principe is het niet meer nodig dat de persoon de badge uit zijn zak haalt om de toegang tot een bepaalde plaats te verkrijgen. De lezers worden door een globaal systeem verbonden. Deze bevindt zich op de vestiging in een speciaal beschermd lokaal. Het is belangrijk dat het systeem bij een stroomonderbreking of bij een storing van het netwerk kan blijven werken en dat in geval van brand, alle deuren vanuit het sturingslokaal kunnen geopend worden. De gebruikte badges zijn passieve proximiteitskaarten met een geïntegreerde magneetband. Uit veiligheidsoverwegingen hebben wij speciaal een systeem gekozen waar de intelligentie zich niet op het niveau van de badge bevindt. Dank zij de "Unicard" module zijn wij in staat om de badges te verwezenlijken volgens onze eigen lay-out."

En hoe is de situatie vandaag ?

De derde fase is afgelopen. Zij bestaat daarin om de module "Uniguard" te verbinden met het systeem. Het gaat om een software die de controledienst het mogelijk maakt om bij alarmmeldingen op een systematische wijze, ordentelijk en zonder fouten te reageren.

Rudi Brepoels: "Alle alarmen wordt automatisch en grafisch op plannen aan de dispatching weergegeven, hetgeen het mogelijk maakt om de plaats onmiddellijk te lokaliseren waar het probleem zich heeft voorgedaan. Het doet vervolgens een automatische zoom op de betrokken sector, als dat noodzakelijk blijkt. Het volgt eveneens de bewakers wanneer zij aan het controlepunt zijn voorbijgegaan, hetgeen tot de fysieke bescherming van de patrouille bijdraagt."

Een tevreden gebruiker !

P&G: "Niet alleen heeft de implementatie perfect plaatsgevonden, maar het dagelijkse werk gebeurt eveneens zonder enig probleem! Alle aanpassingen blijven verwezenlijkt worden op optimale wijze en niemand werd door het nieuwe systeem of gedurende de overgangsperiode gehinderd. Het toezicht is optimaal en in het restaurant laat het nieuwe betalingssysteem een enorme tijdswinst toe. Wij kunnen zeggen dat P&G een tevreden klant is. In elk geval is het doel alle mogelijkheden nog verder uit te diepen. Een ander project is het toegangscontrolesysteem met de brandcentrale te verbinden. Het volgende project is echter de implementatie van dit product op onze andere Europese vestigingen, hetgeen reeds op bepaalde plaatsen werd verwezenlijkt."