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Case Study
GSK Bio : Ticket Gagnant !
Gérer efficacement, c'est ne rien laisser au hasard. A commencer par le temps. Aussi, GlaxoSmithkline Biologicals fait-il confiance, depuis 1996, à UNITIME, le logiciel de Gestion de Temps de présence d'IDtech.
Un client particulièrement satisfait...
Le temps n'a pas de prix. Surtout lorsqu'il s'agit de vaincre les virus. Combat que conduit, avec le succès que l'on sait, GlaxoSmithkline Biologicals. Les implantations belges emploient près de 4000 personnes, dont plus de 1000 scientifiques et plusieurs centaines de collaborateurs autour du monde. GSK Bio est aujourd'hui le premier producteur mondial des vaccins humains. GSK Bio c'est aussi un site de 20 ha à Rixensart, comprenant une cinquantaine de bâtiments dédiés à la R&D, à l'administration et à la production. Auquel s'ajoutent les antennes de Wavre et de Gembloux, dans le Parc Scientifique CREALYS de la Province de Namur.
Octobre 1997 : "Nous ne pouvions plus nous satisfaire d'une gestion de temps de présence archaïque, basée sur un pointage mécanique avec carte traditionnelle", explique Michel Tambour, Manager de l'Administration du Personnel. D'autant qu'aujourd'hui, les prestations représentent 660.000 heures de travail. Plus de 15.000 heures supplémentaires. Soit 675.000 heures. Ventilées sur plus de 40 horaires différents. Avec 15 types de primes horaires. De quoi stresser les responsables de la paie. Et justifier le recours à une formule informatisée. Qui ne pouvait s'improviser. Et dont le choix est l'aboutissement d'un processus qui a mis en examen les produits des principaux intervenants du marché. Une épreuve, à l'issue de laquelle UNITIME d'IDtech sortait victorieux. "Malgré un coût plus onéreux et à cette époque, le manque de référence dans le milieu industriel de son promoteur en gestion de temps avec paie des ouvriers. Mais la solution la plus flexible. Et IDtech était disposé à peaufiner celle-ci aux contours et contraintes de notre société ", précise Michel Tambour.
Une oeuvre commune
D'emblée, GSK Bio admet avoir été un client difficile. Exigeant et pointilleux. "Cette solution devait impérativement respecter les us et coutumes de nos rouages de pro" souligne Alain Goossens, responsable du service Salaires et Appointements. C'est-à-dire être capable de s'intégrer dans une organisation hyper décentralisée. Travailler avec la technologie de contrôle d'accès déjà en place. Couvrir les trois sites. Gérer du pointage à la feuille de paie de plusieurs centaines d'ouvriers et intérimaires de six firmes différentes. Rencontrer les besoins futurs. Et, contrainte suprême, apporter un "plus" aux travailleurs. Tout un programme. Et un sacré défi à relever pour IDtech.
Aussi, le succès d'aujourd'hui est-il le fruit d'une complicité client fournisseur bien particulière. Le résultat d'une nouvelle culture commerciale pourrait-on ajouter. Et l'aboutissement d'une période durant laquelle le savoir des uns et des autres se sont interpénétrés pour concevoir une implémentation unique. Ainsi qu'une borne de consultation interactive originale grâce à laquelle les travailleurs de GSK Bio découvrent leur situation exacte en termes de pointage, de planning, de congés, etc. Autrement dit : une solution globale faite par des hommes pour les hommes. Qui, malgré ses 150 pointeuses et 50 bornes de consultation, va au-delà du "Time is money" pour atteindre une dimension humaine inégalée à ce jour.
Le temps retrouvé
"La direction a très bien fait de passer à ce système" confie Jean Maroutaeff, délégué syndical. Qui a participé aux réunions de définition du système "afin de veiller à ce que celui-ci ne se transforme pas en mouchard, épiant les pas de chaque travailleur". Des travailleurs qui considèrent désormais UNITIME comme un allié. Où plus exactement comme un arbitre. Car explique Jean Maroutaeff "le badge personnel permet la discrétion des opérations de pointage. Tandis que la gestion centralisée des anomalies élimine l'interprétation de celles-ci au niveau du service, mettant de cette façon tout le monde sur le même pied".
Même engouement quelques bâtiments plus loin, au Packaging. Où Liliane Laurent, contre-dame de production doit aussi établir le planning de travail des quelque 100 personnes chargées d'emballer ici la production de vaccins. En trois équipes, cinq jours semaine. Ou six selon les besoins. Et qui ne souhaiterait plus revenir à la lourdeur de l'ancien système. "Qui accaparait mon attention tout au long de la journée. Alors qu'avec UNITIME en une demi-heure le matin, tout est réglé", déclare-t-elle. Heureuse de pouvoir passer ainsi plus rapidement à un travail plus gratifiant. Et plus productif. Libérée des soucis d'un planning "où la moindre modification prenait un temps considérable. Alors qu'aujourd'hui, il suffit d'insérer les changements et UNITIME se charge du reste", précise encore Liliane Laurent. Un planning que consultent régulièrement les travailleurs du packaging, via une borne interactive installée dans leur local de repos. De là à dire qu'avec UNITIME, time's leisure.
A l'épreuve du quotidien
Pas facile de mettre UNITIME en défaut ! Sinon pour des broutilles ! Une situation reflet d'une implémentation en douceur. Par étapes successives. Et au terme d'une période test. En fait, c'est ici que se mesure le professionnalisme dont fait preuve IDtech dans ses rapports avec la clientèle. "Entreprise qui a écouté nos besoins. A su transformer nos propositions, remarques ou suggestions en réponses pertinentes."
"Et ce dans le respect du prix convenu", note avec satisfaction Alain Goossens. "Et sans flop", ajoute Jean Maroutaeff. Un sacré travail, compte tenu des contraintes imposées par GSK Bio.
Comme, par exemple, le respect du caractère habituel de la carte de pointage et le recours à quelque 250 gestionnaires pour la manipulation d'UNITIME dans les différentes sections de l'entreprise. Un record. Dans sa pratique quotidienne, le système révèle le bien-fondé de l'approche gestion de temps de présence avancée par IDtech. Et tout d'abord sur le plan humain. Où la borne de consultation "convivialise" les rapports entre l'entreprise et ses travailleurs. Désormais sécurisés dans le traitement de leurs prestations par l'équité prouvée d'UNITIME. D'où un climat de confiance créant un esprit de travail favorable à la notion de "Qualité Totale". Objectif de GSK Bio. Comme de n'importe quelle société aujourd'hui.
Contribuant également à l'efficacité de l'entreprise. Alain Goossens souligne aussi l'intérêt d'UNITIME pour la gestion des absences. Véritable indice de santé de l'entreprise, révélateur de problèmes sociaux ponctuels ou structurels et pour lequel UNITIME facilite et accélère le dépistage des anomalies.
Côté paie, ici aussi UNITIME a révolutionné bien des choses. Et en mieux, une fois encore. "En accélérant les procédures, en clarifiant les situations, en uniformisant les bases d'appréciation et en harmonisant enfin les opérations" expliquent Micaela Biolghini et Elisabeth Taymans, employées au service Salaires et Appointements. Et pourtant, avouent-elles, "à l'issue de la première séance de formation, nous pensions ne pas pouvoir y arriver, tellement le système nous paraissait compliqué. Mais aujourd'hui nous ne pourrions plus nous en passer". Micaela et Elisabeth soulignent aussi les efforts accomplis par IDtech pour mettre UNITIME en accord avec l'environnement de leur société. Enfin, après plusieurs années de pratique sur le système, elles considèrent qu'UNITIME peut encore donner beaucoup, car loin d'être un produit à bout de potentiel.
Des déclarations et témoignages, parmi d'autres, qui confirment, si besoin en était encore, les qualités d'UNITIME. Ainsi que l'opiniâtreté d'IDtech au succès. GSK Bio ne pouvait mieux choisir. Pour ses clients, travailleurs et actionnaires. Ainsi que pour celles et ceux dont l'espérance de vie passe par l'efficacité toujours plus grande avec laquelle GSK Bio développe et produit ses vaccins humains. Course à laquelle participe un peu et de loin UNITIME.